Как регистрировать приказы в организации

Содержание

Согласование и регистрация приказов

Как регистрировать приказы в организации

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  • кто готовит приказ,
  • кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  • юридической службы,
  • службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
  • главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  • прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции.

В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя.

Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc
 

 
Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/soglasovanie-i-registrasiya-prikazov.html

Регистрация приказов в организации | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Документооборот крупной коммерческой компании может быть весьма объемным. При этом все документы должны находиться в полном порядке, обеспечивающем возможность быстрого поиска нужной бумаги. В этой статье мы опишем, как организации может помочь налаженная система регистрации приказов в организации в 2017 году, которая ведется при помощи журнала учета приказов. Образец такого документа включает в себя несколько вариантов, в том числе журналы регистрации приказов и журналы по приказам по кадрам.

Из этой статьи вы узнаете:

  • что собой представляет журнал учета приказов, образец которого следует применять для организации документооборота;
  • как используются журналы регистрации приказов;
  • как оформляются журналы по приказам по кадрам.

Журнал учета приказов: образец

Как правило, в штате коммерческой организации присутствует специальный сотрудник, который является лицом, ответственным за ведение документооборота. В случае, если речь идет о крупном предприятии с разветвленной структурной системой, соответствующие функции могут быть возложены на профильный отдел, имеющий те же задачи. В обеих ситуациях для того, чтобы обеспечить упорядоченность документов, издаваемых в компании, обыкновенно осуществляется процедура регистрации приказов.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Скачать все приказы

В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов. Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов. Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.
Скачать книгу

Для этого достаточно удобно использовать специальную форму, которая в сложившейся практике получила название журнала регистрации приказов. При этом, однако, действующее законодательство не содержит строгих указаний относительно того, какой именно вид должен иметь такой документ. Поэтому каждая компания вправе самостоятельно установить форму журнала учета приказов. Образец этого журнала, который используется наиболее часто, как правило, включает в себя следующие графы:

  • номер приказа;
  • дата издания документа;
  • отдел, ответственный за исполнение указаний в документе, внесенном в журнал учета изданных приказов;
  • основное содержание приказа;
  • лицо, подписавшее документ;
  • количество листов приказа;
  • количество листов приложений к документу.
Читайте также  Порядок регистрации оружия после покупки

Журналы регистрации приказов

В течение длительного времени процедура регистрации приказов осуществлялась преимущественно в бумажном виде при помощи журнала регистрации приказов, оформленного в виде брошюры. Однако развитие новых технологий документооборота вносит свои коррективы и в эту сферу деятельности. Сегодня многие компании уже осознали удобство ведения документации в электронном виде, поэтому зачастую журнал регистрации приказов в организациях ведется в электронном виде.

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу. Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда. Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.
Скачать книгу

В нормативно-правовой базе, регулирующей вопросы осуществления документооборота в коммерческих компаниях, не содержится каких-либо инструкций относительно требуемой формы учета документации предприятия. Поэтому руководство организаций имеет право определить, какой вид учета издаваемых документов — электронный или бумажный — является наиболее удобным в конкретном случае.

Опытные специалисты рекомендуют дублировать эти данные в бумажном и в электронном виде. При одновременном оформлении приказа в обеих системах объем дополнительной работы оказывается не слишком большим, однако при этом сохраняются все преимущества обоих подходов к ведению документооборота. Так, бумажный бланк журнала регистрации приказов сохранит зафиксированные данные в случае проблем с электронным носителем, а электронная форма журнала обеспечит удобство поиска и хранения данных.

Нумерация приказов

В сложившейся практике порядок нумерации изданных в организации приказов регламентируется Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в свою очередь, утвержденной приказом Федерального архивного агентства № 68 от 27.11.2000 г. В этом нормативно-правовом документе содержится указание на то, что в пределах одного календарного года в организации следует вести сквозную нумерацию выпускаемых документов.

Обратите внимание: эти действия обеспечит возможность отслеживания хронологического порядка их издания. Поэтому ведение документооборота требует от ответственных сотрудников дисциплинированности и аккуратности в оформлении приказов и прочих бумаг.

Кроме того, им необходимо иметь в виду, что та же типовая инструкция содержит рекомендации относительно разделения всего объема документации на группы, соответствующие предмету конкретного приказа. Так, в частности, речь идет о разделении документов на следующие категории:

  • документы по основной деятельности предприятия, которые подлежат внесению в журнал регистрации изданных приказов по административно-хозяйственной деятельности;
  • документы, касающиеся различных аспектов осуществления трудовых отношений с работниками предприятия, которые фиксируются в журнале по приказам по кадрам организации.

Общие правила оформления документов приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Тем не менее, они не являются строго обязательными к соблюдению. При этом они могут быть использованы в качестве основы для составления собственных форм, которые будут применяться в организации.

Скачайте документы по теме:

Сроки хранения приказов

В определенном смысле электронная форма ведения документации предприятия является весьма удобной в связи с наличием в действующем законодательстве требований о длительных сроках хранения отдельных типов документов. Так, в случае, если их количество является достаточно большим, журнал учета приказов, образец которого оформлен в электронном виде, будет обеспечивать возможность гораздо более компактного хранения необходимых данных, чем их бумажная форма.

Актуальные сроки хранения различных типов документов установлены приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В частности, этот документ требует, чтобы любая компания соблюдала следующие сроки наличия документации в архиве:

  • хранение приказов, связанных с ведением основной деятельности предприятия — постоянно;
  • хранение приказов, фиксирующих отправление отдельных административно-хозяйственных функций организации в журнале учета изданных приказов— 5 лет;
  • хранение приказов, касающихся вопросов реализации трудовых отношений с личным составом компании — 75 лет.

После окончания нормативного срока хранения конкретных документов они могут быть уничтожены в порядке, установленном действующим законодательством. Для этого создается специальная комиссия, которая определяет остаточную ценность таких бумаг. В случае, если они признаются подлежащими уничтожению, в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству оформляется специальный акт, подтверждающий их передачу на ликвидацию.

В свою очередь, физическое уничтожение документов производится посредством их отправки на вторичную переработку или шредирование.

Поскольку для разных типов документов установлены различные сроки хранения, специалист, ответственный за ведение документооборота в компании, должен периодически проводить анализ имеющихся в архиве компании бумаг на предмет выявления приказов, срок хранения которых уже истек.

Обратите внимание! Для удобства этой деятельности целесообразно организовать хранение приказов с различными нормативными сроками раздельно. Это позволит существенно сэкономить время сотрудника на разбор соответствующих бумаг.

Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности

В соответствии с положениями приказа Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 документы, посвященные отправлению вопросов, связанных с ведением административно-хозяйственной работы организации, подлежат регистрации в специальной форме. Речь идет о журнале регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности, оформление которого имеет свои особенности.

В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов. Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов. Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.
Скачать книгу

Так, общий перечень видов деятельности, которые относятся к указанной тематике, зафиксирован в разделе 10 приложения к приказу № 558. Он включает в себя следующие вопросы:

  • обеспечение соблюдения действующих правил распорядка работы, принятых в компании;
  • вопросы, связанные с реализацией деятельности по эксплуатации зданий и сооружений, находящихся в собственности организации или занимаемых ею на условиях аренды, субаренды или прочих условиях;
  • осуществление транспортного обслуживания и обеспечения внутренних коммуникаций в компании, подлежащих регистрации в журнале приказов. Актуальный образец такого документа включает вопросы телефонизации, сигнализации, радиофикации и всех внутренних телекоммуникационных систем предприятия;
  • вопросы обеспечения требуемого уровня безопасности организации.

Общие правила оформления приказов по административной-хозяйственной деятельности, установленные ГОСТ Р 6.30-2003, не предполагают особых требований к данному виду документов.

Вместе с тем, поскольку положения приказа № 558 устанавливают отдельный порядок хранения этих бумаг, целесообразно применять в их отношении специальный порядок осуществления нумерации.

Опытныеделопроизводители рекомендуют в этом случае дополнять стандартный номер приказа буквенным кодом, указывающим на его тематическую принадлежность. Например, это может быть обозначение «А», «Х», «АХ» или другое по усмотрению организации.

Обратите внимание! Некоторые из приказов этой категории имеют постоянный срок хранения или подлежат замене только в случае издания новых документов. Однако большую часть таких приказов необходимо хранить не дольше пяти лет. Конкретные сроки хранения документов каждого вида приведены в разделе 10 приложения к приказу № 558.

Журналы по приказам по кадрам

Документы, касающиеся оформления трудовых отношений с личным составом организации, следует фиксировать в книге регистрации приказов по кадрам. Образец этого документа, как правило, включает в себя те же основные графы, что и прочие вид журналов регистрации приказов. Однако в данном случае специалисту, обеспечивающему контроль за ведением документооборота на предприятии, необходимо следить за тем, чтобы в этом журнале был отражен весь спектр документов, касающихся вопросов движения личного состава.

Для удобства дифференциации к номеру приказа можно добавлять соответствующий буквенный код, например, «К» или «Л».

Конкретный перечень вариантов содержания приказов, которые относятся к этому разделу, приведен в разделе 8 приложения к приказу № 558. Он включает в себя:

  • приказы, фиксирующие прием сотрудников на работу, их перемещение внутри организации, в том числе посредством перевода, и увольнение;
  • приказы, описывающие действующие процедуры определения квалификации сотрудников;
  • приказы о направлении работников на обучение или иные мероприятия, имеющие целью повышение их квалификации;
  • приказы о награждении или поощрении сотрудников за выдающиеся результаты в трудовой деятельности.
Читайте также  Надо ли регистрировать договор найма жилого помещения

Обратите внимание! Некоторых из приказов, относящихся к перечисленным категориям, имеют более короткий срок хранения, чем максимальная 75-летняя продолжительность, установленная для наиболее важных видов приказов по личному составу. Для того, чтобы определить норматив срока хранения конкретного документа, целесообразно проконсультироваться с положениями раздела 8 приложения к приказу № 558.

Таким образом, регистрация приказов, издаваемых организацией, — это достаточно трудоемкий процесс, требующий соблюдения большого количества нюансов и требований. Вместе с тем, обеспечение безукоризненного порядка в документообороте — это залог эффективной работы предприятия и отсутствия проблем с контролирующими органами. Поэтому к вопросу регистрации документов ответственным специалистам необходимо подходить с особенной тщательностью и аккуратностью.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384238-qqq-17-m3-registratsiya-prikazov-v-organizatsii

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Каждый руководитель фирмы рано или поздно задумывается над вопросом о правильной, удобной систематизации и хранении имеющейся документации. Согласно закону об архивном деле Российской Федерации, определены разные сроки хранения документов.

Например, некоторые распоряжения по административно-хозяйственной деятельности действительны 5 лет, приказы по личному составу рассчитаны на хранение в течение 75 лет. Это является главной причиной, почему так важно разделять всю документацию по разным регистрационным изданиям.

Названное издание предназначено для записи сведений всех распоряжений организации.  Иначе говоря, в журнале регистрируются приказы, устанавливающие нормы трудовой функции как рядовых сотрудников фирмы, так и ее руководства.

На данный момент нет единой общепринятой формы документа, каждая организация имеет право структурировать его по своему усмотрению. Как правило, основными составляющими такого издания являются:

Титульный лист. На нем расположены:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата начала ведения;
  • дата окончания заполнения.

Раздел с указанием списка сотрудников, на которых возлагается ответственность за работу с журналом. Здесь фиксируются:

  • Ф.И.О., должности ответственных лиц;
  • ссылки на документы, где прописаны обязанности закрепленных за изданием сотрудников;
  • их подписи, подтверждающие ведение журнала в определенный период времени.

Основной раздел. Он предназначен для регистрации распоряжений, включает в себя:

  • порядковый номер приказа;
  • номер, название и дату регистрируемого документа;
  • количество листов в документе;
  • Ф.И.О. и должности лиц, на чью деятельность распространяется действие распоряжения.

Для чего нужен

Ведение названного журнала для каждой организации является обязательным и имеет ряд положительных факторов при систематизации, а также хранении документации:

  • максимальная оптимизация работы с распорядительными документами;
  • возможность оценки общего количества изданных распоряжений;
  • осуществление быстрого поиска требуемого приказа;
  • фиксация факта издания распоряжения и дальнейшая возможность подтверждения его юридической силы.

Этот журнал должен храниться в организации постоянно. В случае если зафиксированные в нем данные могут оказаться полезными, будут использоваться в научно — справочных целях, регистрационная книга передается на хранение в госархивы.

Какие локальные акты фиксируются

Как отмечалось ранее, в журнал вносятся сведения о распоряжениях, касающихся трудовой функции всех работников организации или руководства (например, гендиректора, заместителя директора, главного бухгалтера). Этим они отличаются от более персонифицированных приказов по личному составу.

Реестр регистрируемых приказов

Основными локальными актами, сведения о которых вносятся в журнал, являются следующие распоряжения о (об):

  • назначении генерального директора;
  • назначении главного бухгалтера;
  • утверждении логотипа;
  • утверждении или изменении структуры организации;
  • обеспечении сохранности коммерческой тайны;
  • утверждении штатного расписания;
  • установлении режима работы и внутреннего трудового распорядка;
  • утверждении положений, правил, инструкций, иных нормативных документов;
  • планировании основной деятельности фирмы и надлежащем контроле над ней и т.д.

Отдельно стоит выделить группу распоряжений со сроком хранения менее 5 лет о:

  • дисциплинарных взысканиях;
  • праздничных днях;
  • ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • краткосрочных командировках и т.д.

Типовая форма

Регистрационный документ может быть оформлен не только как бумажный носитель. Допускается также использование электронной формы.

При заполнении бумажного варианта стоит помнить некоторые правила:

  • все листы должны быть пронумерованы, документ полностью прошит, скреплен печатью фирмы;
  • на прошивку должна быть нанесена наклейка с указанием: количества имеющихся листов, Ф.И.О. и должности заверителя (руководителя фирмы либо ответственного сотрудника, назначенного отдельным приказом), подписи заверителя.

Кроме того, на наклейку наносится печать фирмы, скрепляющая надпись.

Также журнал можно вести и в электронном варианте с помощью специальных программ. В таком случае назначенным сотрудникам стоит помнить о соблюдении сроков хранения документа, установленными законодательством (п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Электронная форма документа может ускорить процесс поиска нужного распоряжения, подобный вариант эффективен при текучести кадров и значительном документообороте.

Шаблон журнала

Типовая форма издания не регламентирована законом, допустимо любое количество колонок, требований к необходимым сведениям регистрируемого распоряжения. Примерный план составленного журнала выглядит следующим образом:

Дата приказа Регистрационный номер приказа Наименование приказа Кем подписан приказ Исполнитель Куда передан приказ С приказом ознакомлен (дата, подпись) Отметкаоб исполнении и направлении в дело
1 2 3 4 5 6 7 8

Приобрести подобное издание можно и в книжном магазине. Готовый экземпляр уже содержит в себе разработанный удобный формат, что позволит сэкономить время на его составлении.

Нормативная регламентация

Большинство руководителей считают ведение регистрационного документа  необязательным, что в корне ошибочно. Наличие у организации журнала регламентировано законом (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

, на котором рассказывается о сроках хранения и учете кадровых приказов.

Ответственное лицо за ведение документа

Назначение лица, отвечающего за хранение, ведение регистрационной книги, немаловажно. Как правило, ответственным становится сотрудник, назначенный отдельным распоряжением. Однако, часто такая обязанность возлагается на плечи специалиста по кадровому делопроизводству.

Подобная трудовая функция прописана в должностной инструкции, с которой он может быть ознакомлен при приеме на работу. В случае длительного отпуска специалиста кадрового отдела, за работой с  журналом закрепляется другой сотрудник, на которого издается соответствующее распоряжение.

Основные правила

Ранее уже говорилось об отсутствии общепринятой формы издания, однако, необходимо придерживаться некоторых правил при ведении:

  • на титульном листе должны быть отмечены реквизиты фирмы, даты начала, окончания заполнения документа, соответствующий номер, информация об ответственном за журнал сотруднике, срок хранения документа (5 или 75 лет).
  • нельзя забывать и о литерах, присвоенных каждому приказу: ЛС – для документов, которые необходимо хранить 75 лет, К – для всех остальных распоряжений, подлежащих учету;
  • нумерация листов должна строиться по порядку, запрещается вырывать листы из журнала;
  • не рекомендуется вносить данные о распоряжениях «задним числом». Это возможно лишь с составленной объяснительной запиской на имя руководителя организации, где поясняются причины сложившихся обстоятельств.
  • какие-либо исправления вносятся последовательной нумерацией с обязательным указанием основания его внесения;
  • заполнение регистрационной книги должно производиться ручкой одного цвета — черного или синего;
  • не рекомендуются любые зачёркивания, корректировки, штриховки;
  • данное регистрационное издание относится к документации, предназначенной исключительно для внутренней эксплуатации в организации. Ознакомиться с его содержанием возможно исключительно в присутствии закрепленного за ним сотрудника.

Правильное ведение регистрационной книги дает возможность упорядочить реестр имеющейся документации с различными сроками хранения, а также держать под контролем количественные показатели издаваемых приказов.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/zhurnal-registracii-prikazov-po-osnovnoj-deyatelnosti.html

Заполняем журнал приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:

  • оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;
  • осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
  • зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.

Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см. п. «а» ст. 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 558).

Читайте также  Отмена электронной регистрации РЖД возврат денег

По общему правилу такие журналы регистрации подлежат постоянному хранению в организации. В иных случаях, когда содержащаяся в них информация может быть использована в научно-справочных целях, такие журналы передаются на хранение в госархивы.

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Законодательством не предусмотрено единой установленной формы такого журнала, поэтому каждая организация правомочная разработать и утвердить его содержание и форму исходя из собственных потребностей.

Допустимо ведение на бумажном носителе или в электронном виде.

В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации. Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

  • количество прошитых листов;
  • должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).

Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица. Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть.

Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации. Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см. п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Стандартно такой журнал ведется в форме таблицы, содержащей следующие графы:

  • порядковый номер записи;
  • дата издания распорядительного документа;
  • наименование приказа;
  • краткое содержание распорядительного документа;
  • ответственный за выполнение распоряжения сотрудник (указывается его должность и Ф.И.О.);
  • комментарии и примечания.

Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. В т. ч. могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. д.

Титульный лист журнала регистрации должен предусматривать следующие атрибуты:

  • организационно-правовая форма и название компании;
  • наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
  • дата начала и окончания ведения журнала;
  • должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
  • продолжительность периода хранения.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности можно найти ниже по ссылке:

Журнал регистрации приказов — шаблон.

Итак, журнал регистрации приказов по основной деятельности должен вестись в любой организации. При этом законом не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате. Такой журнал подлежит постоянному хранению в организации.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/pravila_zapolneniya_zhurnala_registracii_prikazov_po_osnovnoj_deyatelnosti/

Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Образец 2018 года

Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности .docСкачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности .doc

Обязанности

Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

  • Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
  • Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  • Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  • Документы о назначении руководителя на свою должность.
  • Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  • Документы относительно формирования штатного расписания.
  • Документы о трудовом распорядке.
  • Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  • Хозяйственной деятельности компании.
  • Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
  • Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

  • Наименование документа.
  • Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
  • Если есть, то наименование структурного подразделения.
  • Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  • Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  • Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

  1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
  2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

  • Порядковые номера регистрируемых документов.
  • Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
  • Номера приказов по основной деятельности.
  • Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
  • Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
  • ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

  • Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
  • Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-prikazov-po-osnovnoj-deyatelnosti/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: